En kvart efter stängning, varje dag

Klockan är kvart i sju. Sista kunden har gått, kassan är räknad, dörren är låst. För de flesta butiker är arbetsdagen slut där.

I en kommissionsbutik börjar ofta ett andra pass.

En av våra butiker, två orter och över 900 registrerade inlämnare, beskrev sin gamla rutin så här:

“Vi alla lade nog i alla fall minst, beroende på hur mycket man sålde såklart, men en kvart, 20 minuter efter stängning varje dag på att fylla i excelark och kolla så att all försäljning hade blivit rätt.”

En kvart om dagen låter inte mycket. Men den här butiken har försäljning i princip varje dag i veckan, deras försäljningsdata visar sju dagar av sju. Det blir runt två timmar i veckan, över 100 timmar om året. Mer än två och en halv arbetsveckor, varje år, på att flytta siffror från kassan till ett kalkylark.

Lägg märke till orden “vi alla” i citatet. Det där var tiden per person, inte totalt.

Och det var ändå den lilla posten.

Dubbelkollandet tar längre tid än jobbet

Det som gör manuell inlämnar-admin dyr är inte inmatningen i sig. Det är att varje siffra hamnar i någon annans plånbok. Skriver du fel inlämnarnummer får fel person betalt för plagget. Så man kollar igen. Och igen.

“Vi dubbelcheckar 20 gånger för att man är rädd för att man ska skriva fel nummer.”

Samma butik berättade om en annan sida av samma sak: med hundratals inlämnare i ett enda kalkylark vågade de knappt röra det. En cell som råkar tömmas, en rad som råkar försvinna, och det syns inte förrän någon undrar var deras pengar tog vägen.

“Så märker man inte ens att det händer. Det hände oss någon gång, något litet. Sen gick det att lösa. Men det var ju ändå någonting som hände, utan att någon av oss märkte det alls.”

Det är det tysta problemet med kalkylark i en kommissionsbutik: allt ser rätt ut, ända tills det inte gör det. Och där emellan betalar man med försiktighet, dubbelkollande och en gnagande osäkerhet.

Utbetalningsdagen: den riktiga tidstjuven

Kvarten efter stängning är vardagsslitage. Den stora smällen kommer när flera hundra inlämnare ska ha betalt.

Så här gjorde butiken sina utbetalningar innan de bytte:

“Det har tagit sina timmar. Från början var det väldigt manuellt. [...] Vi har skapat excelfiler med listor. Inlämnare och försäljningspris, bara en hel lång lista. Och så har jag suttit och tagit rad för rad och grönmarkerat. Person efter person efter person.”

Rad för rad. Grönmarkera. Slå upp mottagaren i banken, skriva in summan, trycka igenom, tillbaka till arket, nästa rad. Med några hundra inlämnare som ska ha utbetalning är det inte en administrativ detalj, det är återkommande arbetsdagar som försvinner.

Och de var ändå långt ifrån värst. Vi har mött butiker som sköter samma sak helt utan kalkylark: handskrivna prislappar som sparas i en låda och skrivs in i kassaböcker “nån gång i veckan, om vi har tur att vi hinner”. Och nystartade butiker där båda grundarna har heltidsjobb vid sidan om, där varje admin-timme tas direkt från kvällar och helger.

“Nu är det bara att stänga ner”

När butiken hade flyttat inlämnarna till Konsign frågade jag vad som var största skillnaden i vardagen. Svaret handlade inte om funktioner:

“När man väl avslutar dagen, då är allt klart. Det är inte så att vi måste stå upp med Excel och fylla i. Nu är det bara att stänga ner.”

Försäljningen registreras när plagget säljs i kassan, varje inlämnares saldo räknas löpande, och utbetalningsunderlaget finns färdigt när det är dags att betala ut. Kvarten efter stängning finns inte längre, och utbetalningsdagen är en lista att bocka av istället för ett ark att grönmarkera.

Vad gör man med 100 timmar om året? Butiken ovan svarade ungefär: mer tid i butiken, mer tid för inlämnarna, och stängningsdagar som faktiskt slutar när butiken stänger.

Ärligt talat: när Excel räcker

Excel är inte fel verktyg. Med 20 inlämnare och några försäljningar om dagen fungerar ett välbyggt kalkylark, och det är gratis. Butiken i den här texten drev sin verksamhet länge på just Excel, och det tog dem dit de är idag.

Problemet är att kommission skalar åt fel håll i ett kalkylark. Varje ny inlämnare är fler rader att hålla rätt på, fler utbetalningar att räkna fram för hand och mer att förlora på en felskriven cell. Kvarten efter stängning växer i takt med att det går bra för butiken. Det är precis när verksamheten lyfter som administrationen blir tyngst.

Om du känner igen dig i kvarten efter stängning har vi skrivit en längre genomgång av vad som är knöligt att flytta från Excel och hur en övergång brukar gå till: Byta från Excel.

Och om du hellre frågar en människa: jag heter Viktor, jag driver själv en secondhandbutik i Borås och byggde Konsign för min egen butik först, för att systemen som redan fanns var för dyra för en liten butik. Mejla mig på admin@konsign.se så svarar jag själv, oftast samma dag.